L'Obeya sur un projet : du simple suivi au pilotage managérial

L’Obeya : un outil Lean pour piloter efficacement les projets

POURQUOI ?

La plupart des entreprises ont travaillé sur l’adéquation charge/capacité. Elles l’ont fait :

• Soit de manière défensive pour des raisons de restrictions de ressources,

• Soit de manière offensive dans un objectif d’optimisation.

Dans tous les cas, cela a eu pour conséquence une agilité plus compliquée à trouver. Les ressources, qui auparavant pouvaient compenser un manque d’efficience, ne sont plus là. En parallèle, l’analyse des marchés et la logique des stratégies industrielles amènent un maintien assez élevé en amont au niveau des projets : Les produits ou services doivent évoluer et on doit travailler sur le « demain ». Les clients sont de plus en plus exigeants sur les coûts, les délais, mais aussi sur la qualité et les livrables attendus des projets. Augmentant, en conséquence, la charge de travail, les responsables ou contributeurs des projets ne savent plus où donner de la tête ; presque tous les projets dérivent en coût et en délai, et n’ont pas les spécifications attendues.

COMMENT ?

Comment pallier à cette équation qui semble insoluble ? De nombreux outils de management de projet ont déjà fait leur preuve, de la planification au contrôle des coûts en passant par le management humain d’une équipe projet. Si les acteurs sont souvent formés à ces outils indispensables, leur application, et surtout la réponse aux aléas rencontrés lors des projets, reste souvent difficile sur le terrain ; de plus, le soutien des managers n’est pas toujours en phase avec les attentes terrain. Les équipes sont souvent cloisonnées avec des objectifs propres, ce qui complique le management de l’équipe, voire son adhésion aux objectifs du projet. Si on ajoute à cela une dimension multi-projets avec des acteurs communs, on voit bien que la synchronisation des contributeurs est un casse-tête pour le responsable de chaque projet.

Or un projet, vu avec un spectre Lean, est un flux d’informations qui doit traverser différents services en s’arrêtant le moins possible. Ce qui fait le délai d’un projet ne réside souvent pas dans le délai de chaque tâche mais entre les tâches. Une méthodologie d’animation est donc nécessaire pour répondre à 3 problématiques :

• Réagir vite en cas d’aléas

• Aligner en permanence les objectifs de tous les acteurs

• Arbitrer entre projets / tâches / services en cas de surcharge ou d‘impossibilité d’atteindre un jalon dans les délais

L’Obeya répond à ces questions.

QUOI ?

En japonais, l’Obeya désigne une grande salle. L’idée est de se réunir à heure fixe, au maximum de manière hebdomadaire pour traiter rapidement les aléas projets. Il s’agit également d’avoir un management très visuel des tâches et actions à réaliser. Concrètement l’animation est faite à l’aide de tableaux contenant les éléments suivants :

• Les données du / des projets

• Un planning macro du / des projets faisant apparaître les jalons et idéalement le chemin critique

• Un planning micro à 2-4 semaines faisant apparaître les tâches de chaque acteur ou service sous la forme d’étiquettes ou de post-it

• Des indicateurs Sécurité, Qualité, Délais et Coûts et un plan d’action de résolution des problèmes associés

• Une identification complémentaire des sujets bloquants pour en assurer le traitement

• Une identification des ressources qui pousse à la visibilité des disponibilités et des rôles et responsabilité

Chaque projet doit donc avoir son Obeya, mais cela peut s’avérer insuffisant. Il faut souvent compléter l’Obeya d’une animation multi-projet avec les chefs de services pour pouvoir prioriser les actions entre projets si nécessaire. Il est également nécessaire de prévoir un niveau d’escalade vers des managers ou des experts capables, soit d’amener des compétences, soit d’avoir l’autorité nécessaire pour des décisions importantes ou arbitrages ou simplement pour allouer des moyens face aux problèmes rencontrés. Les résultats de l’Obeya sont les suivants :

• Un alignement des priorités de chacun entre les projets

• Une visualisation de chacun de l’impact d’un retard

• Moins d’attentes d’informations entre étapes des projets

• Des décisions rapides

Exploiter cet outil de management est une réelle opportunité pour utiliser les moyens et ressources à disposition et être réactif. C’est l’opportunité de piloter et d’anticiper en mode projet dès le début du cycle de vie d’un produit.

Pour aller plus loin, visionnez le replay la web-conférence sur les "Les bénéfices d'une Obeya pour le pilotage de projets Lean Développement"